Una de las preguntas más repetidas entre clientes y compañeros de profesión es «¿Cómo contabilizáis las horas que dedicáis a cada cliente?» Bien, desde hace algo más de 3 años usamos un servicio de time tracking llamado Harvest. Este servicio nos permite desde cualquier dispositivo de la empresa OSX, Windows (apenas usamos), móvil o desde su web contabilizar el tiempo que dedicamos a cada tarea.
Desde OSX es muy cómodo. Tenemos un icono de Harvest en la barra de tareas que nos facilita dar de alta cualquier tarea y saber si está contando, está parada o finalizada, sin distracciones o molestias. Para comenzar una tarea hay que dar de alta clientes y asignar a esos clientes sus proyectos. Cuando seleccionas el cliente y el proyecto ya puedes comenzar a contabilizar el tiempo.
Cuando finalizas la tarea, ésta queda contabilizada para ese cliente con el importe por hora que asignaste al proyecto o al cliente. Harvest tiene detalles como, por ejemplo, detectar cuando te has dejado una tarea activa por error y cuando vuelves te pregunta «¿Quieres que contabilicemos las horas que no has estado activo?» O una API, que permite integración con multitud de servicios, como Paypal, Stripe, para cobrar directamente, o Basecamp o Jira para la gestión de los proyectos.
Nosotros hacemos un uso bastante intensivo de la API, la más útil para saber qué está haciendo cada miembro del equipo en cada momento. Desde una pantalla que tenemos en la oficina podemos ver qué está haciendo en ese momento y qué hizo anteriormente ese día. Es muy útil para asignar tickets, si llama un cliente saber a quién pasar la llamada según para quién esté trabajando o por si salta una alerta en el sistema de monitor saber si alguien está tocando algo relacionado.
La facturación también se simplifica. Harvest incluye su propio sistema de facturación. Nosotros lo tenemos todo centralizado en nuestro ERP y según el tipo de cliente, simplemente tenemos que darle a facturar horas para que todas las horas pendientes de facturar se añadan a su próxima factura, algo que ayuda a ahorrar gran cantidad de tiempo a los que nos dedicamos a facturar mes a mes a decenas de clientes.
Detalles de cada cliente
Pero si todo lo anterior te ha parecido interesante, la mayor utilidad es poder ver en cada momento cuántas horas de trabajo lleva un cliente en tiempo real. Esto lo conseguimos gracias a nuestro sistema de monitor y la pantalla que nos muestra toda la información de los clientes en ella, pudiendo ver de un vistazo cosas tan interesantes. Nuestro servicio de mantenimiento para PrestaShop tiene 3h de trabajo incluidas, y pasado ese tiempo se cobran horas extras. Harvest, mediante su API y la integración con nuestro ERP, nos permite detectar cuando un cliente ha superado las 3 horas y enviarle un email para que acepte o no horas extras.
Os muestro cómo mostramos una tienda de un cliente en nuestro monitor. El símbolo del reloj muestra las horas trabajadas en el proyecto. En este caso siempre están aceptadas las horas extras, sino lo están se pondría en rojo y si están aceptadas en verde. Usamos el blanco para las que no tienen que aceptarlas.
En otro post entraré en detalle sobre cómo monitorizamos las tiendas de los clientes y cómo obtenemos los datos de últimos pedidos, importe, PageSpeed o la versión del software instalado. Todos estos datos se ven en nuestros sistemas para hacer el día a día de los técnicos más sencillo.
Espero que os sea de utilidad nuestra experiencia con Harvest y sus integraciones, y nos contéis qué ideas u otras funcionalidades o integraciones con Harvest o sistemas de time tracking similares tenéis vosotros.
